La vice-présidente de la stratégie à Montréal, Pauline Rosen, a participé au webinaire Unito sur la collaboration interfonctionnelle aux côtés de Marc Boscher, PDG d’Unito; Julie Jeannotte, experte en culture d’entreprise et engagement chez Officevibe (GSoft) et Vyara Ndejuru, leader de l’expérience numérique et de marque chez Element AI.

Chez Sid Lee, au lieu de parler de collaboration interfonctionnelle, nous parlons de collaboration radicale. C’est une forme de collaboration qui va au-delà du simple fait de passer le relais à la prochaine personne. Il s’agit de remonter ses manches et de mettre la main à la pâte, et ce, dès le début.

Depuis maintenant plus de six mois, nous sommes confrontés aux défis du travail de la maison. À mesure que cette nouvelle réalité s’est transformée en nouvelle normalité, Pauline, qui gère une équipe de 25 stratèges et designers UX, a développé des astuces pour aider tout le monde à travailler ensemble de façon synchronisée. Elle nous fait part de ce qu’elle a appris lors du webinaire et de ses meilleures pratiques en matière de collaboration radicale. 
Voici ses conseils pour collaborer avec brio en télétravail :

01 — Alignement 
Cet aspect est tout aussi important qu’on travaille de la maison ou dans les bureaux. Pour que la collaboration soit fructueuse, il faut s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde dès le début. Il faut aller tous et toutes dans la même direction, vers le même objectif. En prenant le temps de rencontrer l’équipe de direction au début du projet, nous évitons les déboires et les détours en cours de route qui peuvent causer de la frustration et nuire à l’harmonie au sein du projet. Nous voulons tous réussir et une bonne façon d’y parvenir est de définir ce que cela veut dire pour chaque projet.

02 — Transparence totale
L’équipe de Sid Lee à Montréal organise ce qu’on appelle de façon métaphorique des « Naked Lunches », mais où personne n’est nu, je vous l’assure. Ces Naked Lunches se veulent une occasion d’inviter tous les artisans à assister aux annonces à l’échelle de l’agence et à participer aux discussions subséquentes où toutes les questions peuvent être posées. Ce niveau de transparence de la part de notre équipe de direction permet d’informer tout le monde de ce qui se passe et crée un sentiment de confiance qu’on valorise beaucoup chez Sid Lee. La confiance et la culture de transparence sont deux éléments clés pour collaborer efficacement. Nous n’avons rien à cacher et nous nous assurons que la transparence ne soit pas un mot qu’on emploie parce que c’est dans l’air du temps.

03 — Se rendre disponible pour les autres
Étant donné que nous sommes pris à la maison, nous avons perdu le réflexe de passer se voir pour bavarder, offrir de l’aide ou échanger des idées. Nous avons donc trouvé des moyens simples de ramener un peu de spontanéité dans notre quotidien. Par exemple, nous avons créé un nouveau statut sur Slack qui s’ajoute aux statuts « On a Call » (au téléphone) ou « In a Meeting » (en réunion). Le statut « Down to Jam » (disponible pour échanger des idées) indique à nos collègues que nous avons envie de partager des idées. Nous avons aussi créé l’heure « Open Door » (portes ouvertes). Il s’agit d’un appel Zoom d’une heure où tous les membres de l’équipe sont invités à poser spontanément une question, à dire bonjour ou à demander de l’aide pour relever un défi. Chaque semaine, c’est une surprise de voir qui s’y joint et de quoi nous parlons. Jusqu’à présent, ça a fait des merveilles pour nous garder soudés.

04 — Brain bursts
Les brain bursts sont un des meilleurs exemples de notre collaboration radicale. Ce sont des réunions auxquelles des personnes de toutes les équipes sont conviées. Nous rassemblons de véritables forces contraires pour contribuer au produit créatif. Ce qui est intéressant, c’est que nous incluons aussi des personnes qui ne travaillent pas en création. Le mélange des disciplines et des esprits nous aide à élargir nos horizons et à prendre en compte toutes les facettes du projet pour trouver des angles de création surprenants qui sont le fruit des efforts de tout le monde.

05 — Rétroaction constructive  
Une autre idée qui fonctionne bien en ligne et hors ligne est les « Additive Meetings ». Ces réunions ont généralement lieu après la première ronde de brainstorming. Leur but est de créer un endroit propice à la collaboration lorsque les idées (et les egos) sont encore fragiles. Comme vous pouvez l’imaginer, donner de la rétroaction derrière un écran est une tâche encore plus délicate qu’en personne, car le langage corporel et le ton peuvent porter davantage à la mésinterprétation. La seule règle de ces réunions est d’utiliser un vocabulaire simple qui amène les idées plus loin. On peut notamment utiliser la formulation : « Oui et… ». L’emploi d’un langage simple nous évite d’écraser trop rapidement les idées sous le poids de la réalité.

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