sid lee
Montréal, Quebec, Canada

Coordonnateur.trice de Production - Production Coordinator

English will follow

QUI NOUS SOMMES

Sid Lee est une communauté créative sans frontières qui utilise le storytelling, le design et la technologie pour créer des expériences clients qui comptent vraiment. Son équipe multidisciplinaire de plus de 900 professionnels opère de ses bureaux situés à Montréal, Toronto, New York, Paris, Londres, Los Angeles et Seattle. Travaillant côte à côte avec des clients avant-gardistes, Sid Lee déploie ses capacités créatives dans une variété de disciplines, notamment le design, la communication interactive et expérientielle, la publicité et l’architecture. Pratiquant un développement de création et une production agiles en plus d’opter pour un processus de collaboration extrême, tant à l’interne qu’avec ses clients, Sid Lee crée ce qui compte vraiment, permettant à ses clients de surpasser la concurrence et de gagner la confiance et la fidélité de leurs consommateurs.

RÔLE

Le ou la coordonnateur.trice de production travaille directement avec les producteurs exécutifs, les productrices exécutives et l’équipe de production, leur offrant un service à la clientèle exceptionnel à toutes les étapes du tournage et de la production par l’agence.

Ce rôle est basé à Montréal, mais la personne qui occupera le poste sera amenée à travailler étroitement avec l'équipe de production de nos bureaux de Toronto.

RESPONSABILITÉS

  • Coordonner toutes les communications sur les projets attribués;
  • Interagir avec les clients dans le cadre des projets, au besoin;
  • Soutenir les demandes de nature administrative (bons de commande, horaires, contrats, droits pour les emplacements, droits pour la musique, au besoin);
  • Établir l’échéancier ainsi que réserver les ressources et les fournisseurs;
  • Remplir les feuilles de temps et les comptes de dépenses;
  • Aider l’équipe de production à effectuer les tâches courantes;
  • Gérer de petits projets sous la supervision d’un producteur ou d’une productrice;
  • Faire les réservations dans le cadre des voyages, p. ex. billets d’avion, indemnités journalières (per diem) et hôtels;
  • Gérer les pigistes et les fournisseurs de production, ce qui comprend les réservations et les suivis de paiement;
  • Assurer l’archivage (masters, différentes versions, tous les documents liés à la production);
  • Mettre à jour l’allocation des ressources pour la production et les plans de projet dans notre outil de gestion de projet, Mavenlink;
  • Se charger des tâches ci-dessous lorsque le ou la gestionnaire de trafic responsable des talents et de la distribution est en vacances :
    • Assurer le paiement des talents (dont traiter les demandes initiales pour les contrats);
    • Faire un suivi constant du paiement des talents, assurer les renouvellements et communiquer les cycles d’utilisation en onde (dont la musique);
    • Établir le budget de renouvellement des talents;
    • Faire approuver les scripts au point de vue légal, notamment par l’ASC, Telecaster, l’ACTRA et l’UDA;
    • Assurer la distribution.

REQUIS

  • Excellente capacité à gérer plusieurs projets et plusieurs équipes en même temps;
  • Indépendance et débrouillardise ;
  • Ouverture à apprendre de nouvelles disciplines;
  • Esprit d’équipe;
  • Capacité à travailler sous stress;
  • Dynamisme;
  • Curiosité;
  • Sens de l’organisation;
  • Attention aux détails;
  • 1-2 ans d’expérience en agence ou dans une boîte de production;
  • Compréhension du processus de postproduction, un atout;
  • Excellentes compétences avec la suite de Microsoft Office et celle de Google;
  • Compréhension des outils de gestion de projet, comme Mavenlink ou Microsoft Project, un atout; 
  • Bilinguisme français et anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.

WHO WE ARE

Sid Lee is a borderless creative agency applying storytelling, design and technology to build customer experiences that matter. Their multi-disciplinary team of 900 professionals works as one, out of offices in Montreal, Toronto, New York, Paris, London, LA and Seattle. Working side by side with progressive clients, they deploy their creative capabilities in several disciplines, ranging from design to interactive and experiential communication to advertising and architecture. Practicing agile creative and production development, as well as radical collaboration both internally and with their clients, they create work that matters, allowing their clients to outperform their competitors and earn the trust and loyalty of their customers.

ROLE

The production coordinator will work directly with the Executive Producers and the production team, assisting them in ensuring the highest level of client service across agency production and line production work streams.

This role is based in Montreal, but the person who will fill the position will be working closely with the production team in our Toronto offices.

RESPONSIBILITIES

  • Coordinating all communication on assigned projects.
  • Client interaction on projects as needed.
  • Support all administrative requests (P.O.s, scheduling, contracts, clearing locations when needed, clearing music rights if needed).
  • Create calendar and booking resources and suppliers.
  • Completing time sheets and expense accounts.
  • Assist the production team in everyday tasks.
  • Managing small project under a producer’s supervision.
  • Travel booking (Flights, per diems and hotels).
  • Production Vendor & Freelancer Management, including booking and payment follow up.
  • Archiving (masters, viewing copies, all documents related to a production).
  • Keeping projects and producer resourcing up to date in our project management tool, Mavenlink. 
  • In addition, the production coordinator will provide vacation back up to the Broadcast Talent & Traffic Manager on the following tasks:
    • Talent payment (initial contract process).
    • Talent payment ongoing tracking and renewal as well as cycle declarations (including music).
    • Create talents renewal budget.
    • Legal approval of scripts, including ASC and Telecaster.
    • Distribution.

REQUIREMENTS

  • Strong ability to manage several projects and teams at the same time.
  • Independent and resourceful.
  • Open to learning new disciplines.
  • Team player.
  • Ability to cope with stress.
  • Energetic personality.
  • Curiosity.
  • Organised.
  • Detail oriented.
  • 1-2 years of experience in a agency or a production company.
  • Understanding of post-production process an asset.
  • Strong skills with Microsoft Office and Google Suites.
  • Understanding of project management tools, such as Mavenlink or Microsoft Project, an asset.
  • Fluency in French and English, both spoken and written.

 

Fière de souscrire au principe de l’égalité d’accès à l’emploi, Sid Lee s’engage à créer un milieu de travail reflétant la diversité. Tous les candidates et candidats qualifiés sont pris en considération, sans égard à leur citoyenneté, ethnicité, race, couleur, religion, genre, identité ou expression de genre, orientation sexuelle, handicap, âge ou statut de vétéran. 
Nous encourageons les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les membres de minorités visibles à postuler nos emplois.
Proud to be an equal opportunity employer, Sid Lee is committed to creating a diverse work environment. All qualified applicants are considered without regard to citizenship, ethnicity, race, colour, religion, gender, gender identity or expression, sexual orientation, genetics, disability, age or veteran status.
We encourage women, Indigenous people, persons with disabilities and members of visible minorities to apply.

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