sid lee
Montréal, Quebec, Canada

Adjoint.e exécutif.ve - Executive Assistant

English will follow

QUI NOUS SOMMES

Sid Lee est une communauté créative sans frontières qui utilise le storytelling, le design et la technologie pour créer des expériences clients qui comptent vraiment. Son équipe multidisciplinaire de plus de 900 professionnels opère de ses bureaux situés à Montréal, Toronto, New York, Paris, Londres, Los Angeles et Seattle. Travaillant côte à côte avec des clients avant-gardistes, Sid Lee déploie ses capacités créatives dans une variété de disciplines, notamment le design, la communication interactive et expérientielle, la publicité et l’architecture. Pratiquant un développement de création et une production agiles en plus d’opter pour un processus de collaboration extrême, tant à l’interne qu’avec ses clients, Sid Lee crée ce qui compte vraiment, permettant à ses clients de surpasser la concurrence et de gagner la confiance et la fidélité de leurs consommateurs.

RÔLE

Nul besoin de le cacher, nos leaders ont des tendances de savants fous : Experts dans leur domaine, mais un tantinet désorganisé. Pour les aider à être au-dessus de leurs affaires et ne rien échapper, on recherche un.e pro de l’organisation et du multitâche. Au quotidien tu vas: mettre de l’ordre dans leur agenda, leur donner les outils nécessaires pour effectuer leur travail et réaliser toutes autres tâches susceptibles de leur simplifier la vie et leur permettre de mettre leur énergie où ça compte vraiment. Si tu comprends ce que secret professionnel veut dire, que tu sais t’adapter aux environnements semi-chaotique et constamment en changement et que tu crois pouvoir gérer un petit troupeau d’exécutif.ve.s en milieu d’agence créative, tu es LA personne qu’il nous faut!

RESPONSABILITÉS

  • Gérer l’agenda, les courriels et les appels, les pigeons voyageurs, les faxes et les télégrammes chantés;
  • Organiser la logistique des réunions - beaucoup de réunions, toujours plus de réunions;
  • Agir comme agence de voyage: Coordonner tous les préparatifs de voyage et les rencontres tenues à l’extérieur du bureau (itinéraires, avions, hôtels, véhicules, etc.);
  • S’occuper des suivis de différentes demandes ou dossiers - organisation de post-its, envois de Slack à profusion, courir après certains documents, rendre des comptes, etc.;
  • Traiter des documents confidentiels - d’où la nécessité du secret professionnel;
  • Remplir des feuilles de temps et comptes de dépenses - genre retrouver des factures perdues et éplucher les meetings passés;
  • Préparer divers documents comme des mémos, lettres et présentations - Pas besoin d’être un pro de design, on a des templates pour t’aider;
  • Gérer certains projets spéciaux - genre Mission Impossible ou James Bond;
  • Préparer l’ordre du jour des rencontres et prendre les minutes au besoin - Rassembler toutes les idées en un document qui se tient et qui fait du sens;
  • Avoir du fun. Ben oui, on est une belle équipe, on veut que tu sentes que tu fais partie de la famille et que tu trip avec nous.

REQUIS

  • Expérience dans un poste similaire ou ambitions sans limite qui te permettront de bien réussir les tâches ci-haut;
  • Être à l’aise avec la technologie, les macs et les logiciels comme Outlook, Keynote, Word, Google suite, etc.;
  • Maitrise du français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit : capable de rédiger des textes professionnels sans fautes et de s’exprimer clairement pendant des réunions.

WHO WE ARE

Sid Lee is a borderless creative agency applying storytelling, design and technology to build customer experiences that matter. Their multi-disciplinary team of 900 professionals works as one, out of offices in Montreal, Toronto, New York, Paris, London, LA and Seattle. Working side by side with progressive clients, they deploy their creative capabilities in several disciplines, ranging from design to interactive and experiential communication to advertising and architecture. Practicing agile creative and production development, as well as radical collaboration both internally and with their clients, they create work that matters, allowing their clients to outperform their competitors and earn the trust and loyalty of their customers.

ROLE

No need to hide it, our leaders have mad scientist tendencies: experts in their fields, but a tad disorganized. To help them stay on top of things and not miss a neat, we're looking for an organizational and multitasking pro. On a daily basis, you will: put their agenda in order, give them the tools to do their job, and perform any other tasks that will simplify their life and allow them to put their energy where it really counts. If you understand what professional secrecy means, are able to adapt to semi-chaotic and constantly changing environments, and believe you can manage a small herd of executives in a creative agency environment, you are THE person we need!

RESPONSIBILITIES

  • Manage schedules, emails, and calls;
  • Organize meeting logistics;
  • Coordinate travel preparations and meetings held outside the office (itineraries, flights, hotels, transportation, etc.);
  • Manage and follow up on various requests and files;
  • Handle confidential information;
  • Submit timesheets and expense accounts;
  • Write and format various documents such as memos, letters, and presentations;
  • Follow up on and finalize certain special projects;
  • Prepare the order of the day and take meeting minutes;
  • Carry out tasks related to partners’ personal lives, such as travel coordination and invoice payment;
  • Support the associates in the development of certain activities such as business development, new management tools and organizational structure.

REQUIREMENTS

  • Experience in a similar position or unlimited drive that will allow you to succeed in the above tasks
  • Comfortable with technology, Macs, and software such as Outlook, Keynote, Word, Google suite, etc.
  • Fluency in French and English, both written and spoken: able to write professional texts without mistakes and express yourself clearly during meetings.
Fière de souscrire au principe de l’égalité d’accès à l’emploi, Sid Lee s’engage à créer un milieu de travail reflétant la diversité. Tous les candidates et candidats qualifiés sont pris en considération, sans égard à leur citoyenneté, ethnicité, race, couleur, religion, genre, identité ou expression de genre, orientation sexuelle, handicap, âge ou statut de vétéran. 
Nous encourageons les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les membres de minorités visibles à postuler nos emplois.
Proud to be an equal opportunity employer, Sid Lee is committed to creating a diverse work environment. All qualified applicants are considered without regard to citizenship, ethnicity, race, colour, religion, gender, gender identity or expression, sexual orientation, genetics, disability, age or veteran status.
We encourage women, Indigenous people, persons with disabilities and members of visible minorities to apply.#LI-Hybrid