sid lee
Montréal, Quebec, Canada

Adjoint.e exécutif.ve - Executive Assistant

English will follow

QUI NOUS SOMMES

Sid Lee est une communauté créative sans frontières qui utilise le storytelling, le design et la technologie pour créer des expériences clients qui comptent vraiment. Son équipe multidisciplinaire de plus de 900 professionnels opère de ses bureaux situés à Montréal, Toronto, New York, Paris, Londres, Los Angeles et Seattle. Travaillant côte à côte avec des clients avant-gardistes, Sid Lee déploie ses capacités créatives dans une variété de disciplines, notamment le design, la communication interactive et expérientielle, la publicité et l’architecture. Pratiquant un développement de création et une production agiles en plus d’opter pour un processus de collaboration extrême, tant à l’interne qu’avec ses clients, Sid Lee crée ce qui compte vraiment, permettant à ses clients de surpasser la concurrence et de gagner la confiance et la fidélité de leurs consommateurs.

RÔLE

Appuyant le Chef du conseil administratif & Chef global de la direction, la Cheffe global de la direction financière et la Vice-présidente talent global, l’adjoint.e exécutif.ve agit comme véritable bras droit pour ces derniers en mettant en place les conditions nécessaires à la bonne réalisation de leur travail et des membres de leurs équipes. Capable de jongler avec plusieurs tâches simultanément, il.elle a des capacités organisationnelles aiguisées et fait preuve d’autonomie et d’initiative au quotidien. Une attitude professionnelle, la discrétion et la flexibilité sont également indispensables pour ce rôle.

RESPONSABILITÉS

  • Gérer l’agenda, le courrier et les courriels;
  • Organiser la logistique des réunions;
  • Coordonner tous les préparatifs de voyage ainsi que les rencontres tenues à l'extérieur du bureau (itinéraires, avions, hôtels, véhicules, etc.);
  • Gestion et suivi de différentes demandes ou dossiers;
  • Traitement de documents confidentiels;
  • Traitement des feuilles de temps et comptes de dépenses;
  • Conception et mise en page de divers documents tels mémos, lettres et présentations;
  • Assurer le suivi et la complétion de certains projets spéciaux;
  • Préparer l’ordre du jour des rencontres et prendre les minutes au besoin;
  • Appuyer les associés au développement de certaines activités tels que :
    • Développement d’affaires,
    • Nouveaux outils de gestion, 
    • Structure organisationnelle,
    • Etc.

REQUIS

  • Expérience de 3 ans dans un poste similaire;
  • DEC en techniques de bureautique, ou expérience équivalente;
  • Habileté marquée à monter des présentations à l’aide du logiciel Keynote;
  • Maîtrise parfaite du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.

WHO WE ARE

Sid Lee is a borderless creative agency applying storytelling, design and technology to build customer experiences that matter. Their multi-disciplinary team of 900 professionals works as one out of offices in Montreal, Toronto, New York, Paris, London, LA and Seattle. Working side by side with progressive clients, they deploy their creative capabilities in several disciplines, ranging from design to interactive and experiential communication to advertising and architecture. Practicing agile creative and production development, as well as radical collaboration both internally and with their clients, they create work that matters, allowing their clients to outperform their competitors and earn the trust and loyalty of their customers.

ROLE

Supporting the Chairman & Global Chief Executive Officer, the Global Chief Financial Officer and the VP of Global Talent, the Executive Assistant acts as a true right-hand (wo)man for them by setting up the conditions necessary for the successful completion of their work. Able to juggle several tasks simultaneously, the candidate has sharp organizational skills and demonstrates autonomy and initiative on a daily basis. A professional attitude, discretion and flexibility are also essential for this role.

RESPONSIBILITIES

  • Manage schedules and emails.
  • Organize meeting logistics.
  • Coordinate travel preparations and meetings held outside the office (itineraries, flights, hotels, transportation, etc.)
  • Manage and follow up on various requests and files.
  • Handle confidential information.
  • Submit timesheets and expense accounts.
  • Write and format various documents such as memos, letters, and presentations.
  • Follow up on and finalize certain special projects.
  • Prepare the order of the day and take meeting minutes.
  • Support the associates in the development of certain activities such as:
    • Business development
    • New management tools
    • Organizational structure
    • Etc.

REQUIREMENTS

  • 3 years of experience in a similar position.
  • DEC in Office Technology, or equivalent experience.
  • Ability to create Keynote presentations.
  • Perfectly fluent in French and English, both spoken and written.

 

Fière de souscrire au principe de l’égalité d’accès à l’emploi, Sid Lee s’engage à créer un milieu de travail reflétant la diversité. Tous les candidates et candidats qualifiés sont pris en considération, sans égard à leur citoyenneté, ethnicité, race, couleur, religion, genre, identité ou expression de genre, orientation sexuelle, handicap, âge ou statut de vétéran. 
Nous encourageons les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les membres de minorités visibles à postuler nos emplois.
Proud to be an equal opportunity employer, Sid Lee is committed to creating a diverse work environment. All qualified applicants are considered without regard to citizenship, ethnicity, race, colour, religion, gender, gender identity or expression, sexual orientation, genetics, disability, age or veteran status.
We encourage women, Indigenous people, persons with disabilities and members of visible minorities to apply.