sid lee
Montréal, Canada

Adjoint.e exécutif.ve - Executive Assistant

English will follow

QUI NOUS SOMMES

Fondée en 2009 par l’intégration de la firme d’architecture Nomade, Sid Lee Architecture est dirigée par Jean Pelland et Martin Leblanc, architectes, associés principaux. L’équipe est composée d’environ 60 professionnels du milieu de l’architecture et du design d’intérieur. La firme offre un large spectre de services, dans les secteurs d’activité suivants : analyse urbaine et stratégie de développement, développements multiusages, projets résidentiels multiunités, loisirs et hospitalité, aménagement de bureaux corporatifs et commerce au détail. 

RÔLE

Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) exécutif(ve) pour seconder les associés principaux de Sid Lee Architecture. La personne recherchée possède des habiletés interpersonnelles et linguistiques, de même qu’une attitude positive et empreinte de professionnalisme. 

RESPONSABILITÉS

  • Gérer l’agenda, le courrier, les courriels et les appels
  • Organiser la logistique des réunions internes et externes
  • Coordonner tous les préparatifs de voyage ainsi que les rencontres tenues à l'extérieur du bureau (itinéraires, avions, hôtels, véhicules, etc.)
  • Gestion et suivi de différentes demandes ou dossiers
  • Traitement de documents confidentiels
  • Traitement des feuilles de temps, comptes de dépenses
  • Rédaction et mise en page de divers documents tels mémos, lettres et présentations
  • Assurer le suivi auprès des ordres professionnels (OAQ, OAA, AAA) : formation continue, cotisation, etc.
  • Assurer le suivi et la complétion de certains projets spéciaux
  • Préparer l’ordre du jour des rencontres et prendre les minutes au besoin
  • Effectuer des tâches reliées à la vie personnelle des associés tel que le paiement de factures, achats, etc.
  • Supporter les associés au développement de certaines activités tels que :
    • Développement d’affaire
    • Structure organisationnelle
    • Gestion d’atelier
    • Opérations
    • Etc.

REQUIS

  • Expérience de 3 ans dans un poste similaire
  • Maîtrise des outils traditionnels de bureautique (suite office, keynote, etc.)
  • Maîtrise parfaite du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit
  • DEC en techniques de bureautique, ou expérience équivalente.
  • Excellente capacité organisationnelle
  • Bonne capacité à gérer plusieurs tâches/demandes à la fois
  • Autonomie
  • Flexibilité
  • Discrétion
  • Proactivité

WHO WE ARE

Founded in 2009 through the integration of the Nomade architectural firm, Sid Lee Architecture is led by architects and senior partners Jean Pelland and Martin Leblanc. The team includes some 60 architecture and interior design professionals. The firm offers a wide range of services: urban analysis and development strategy, mixed-use developments, multi-unit residential projects, leisure and hospitality, corporate office design and retail.

ROLE

We are seeking an Executive Assistant to assist the Senior Partners of Sid Lee Architecture. The successful candidate will possess strong interpersonal and language skills, as well as a positive and professional attitude.

RESPONSIBILITIES

  • Manage schedules, emails, and calls
  • Organize meeting logistics
  • Coordinate travel preparations and meetings held outside the office (itineraries, flights, hotels, transportation, etc.)
  • Manage and follow up on various requests and files
  • Handle confidential information
  • Submit timesheets and expense accounts
  • Write and format various documents such as memos, letters, and presentations
  • Keep track of professional order related responsibilities (OAQ, IRAC, OAA, AAA, AAPPQ): continuing education, dues, etc.
  • Follow up on and finalize certain special projects
  • Prepare meeting agendas and write minutes
  • Carry out tasks related to partners’ personal lives, such as: purchases, invoice payments, etc.

REQUIREMENTS

  • 3 years of experience in a similar position
  • Good mastership of typical office software (outlook, excel, keynote, etc.)
  • Perfectly fluent in French and English, both spoken and written
  • DEC in Office Technology, or equivalent experience
  • Excellent organizational skills
  • Ability to manage numerous tasks/requests at once
  • Autonomy
  • Flexibility
  • Discretion
  • Proactivity
  • Resistance to stress
  • Dynamism
  • Attention to detail
Fière de souscrire au principe de l’égalité d’accès à l’emploi, Sid Lee Architecture s’engage à créer un milieu de travail reflétant la diversité. Tous les candidates et candidats qualifiés sont pris en considération, sans égard à leur citoyenneté, ethnicité, race, couleur, religion, genre, identité ou expression de genre, orientation sexuelle, handicap, âge ou statut de vétéran. 
Nous encourageons les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les membres de minorités visibles à postuler nos emplois.
Proud to be an equal opportunity employer, Sid Lee Architecture is committed to creating a diverse work environment. All qualified applicants are considered without regard to citizenship, ethnicity, race, colour, religion, gender, gender identity or expression, sexual orientation, genetics, disability, age or veteran status.
We encourage women, Indigenous people, persons with disabilities and members of visible minorities to apply.
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